CREACIÓN DE UN INFORME UTILIZANDO TABLAS

• Si ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura o organización de informes creados por el Asistente o de autoinforme, siga estos pasos:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo Informe3. Elija Vista Diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear.· Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe· Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta.· Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.5. Pulse en Aceptar.
• Es otra manera de crear un informe, de igual manera el programa te va guiando para crear el informe
• http://www.wikilearning.com/curso_gratis/tablas_en_access-informes/3766-5

CREACIÓN DE UN INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE

• Disponemos aún de otro modo semi-automático de generar un informe. El Asistente para in-formes generará informes automáticos como el Autoinforme, pero en este caso tendremos la posi-bilidad de decidir algunos detalles generales, como por ejemplo no incluir aquellos campos que no sean necesarios.
  En los informes que mostramos, habremos visto que el campo Provincia toma demasiado lugar; esto se debe a que el mismo está definido como un Control de lista.
  Podemos modificar esta situación si agregamos una tabla de Provincias y efectuamos una combinación con el campo CodProvin (que podemos renombrar como Provincia) de la tabla Clientes.
  Así tendremos la descripción de la provincia del mismo modo que los datos del vendedor. A esta altura de nuestro aprendizaje no tendremos inconvenientes en hacer lo siguiente:
  Crearemos la tabla de Provincias con un campo clave principal CodProvin y otro de des-cripción Provincia.
  Ingresaremos en la misma los datos (clave y nombre) de cada una de las provincias.
  Abriremos la consulta ConsClientes en modo Diseño y le agregaremos la tabla Provincias recién creada. Aparecerá automáticamente la línea que indica la combinación del campo CodPro-vin de Clientes con el campo clave principal de la tabla de provincias que tiene el mismo nombre.
  Hecho esto, llevemos el campo Provincia de la tabla de Provincias a la cuadrícula de la consulta, a la derecha del código CodProvin.
  Ejecutemos la consulta para verificar que todo funcione correctamente y recién entonces ini-ciemos el asistente para crear el informe.
  1. Estando en el panel de consultas (del cuadro Base de datos) y teniendo resaltada la consulta ConsClientes, pulsemos el icono Informes (eligiéndolo en la lista de la figura 7.1) y en la ven-tana de selección de la figura 7.2 pulsemos sobre Asistente para informes.
  2. Pulsemos Aceptar para presentar la primera ventana del asistente (figura 7.4).
  Figura 7.4
  Allí debemos seleccionar qué campos de la tabla o consulta de origen deseamos listar. El panel de la derecha se encuentra inicialmente vacío; moveremos uno a uno los campos que nece-sitamos.
  3. Seleccionándolos en la lista y pulsando luego el botón Mover, iremos colocando uno a uno los campos: CODCLI, NOMBRE, LOCALIDAD, PROVINCIA y MONTOFACTURADO.
  Ya está definida la parte básica del informe; notemos que se habilitó ahora el botón Finali-zar. Tenemos entonces la alternativa de pulsar este botón y generar un informe básico, o bien pulsar Siguiente para agregar más condiciones, parámetros, etc., y así definir informes más espe-cíficos o más complejos, cosa que dejaremos para el Capítulo 12.
  4. Pulsemos entonces Finalizar para obtener nuestro primer informe con asistente. En la venta-na de vista previa aparecerá una imagen similar a la que muestra la figura 7.5.
• El programa te va guiando y te idce como es la mejor forma de crear el informe de la base de datos paso por paso
• http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-informe-asistente

PARTES DE UN INFORME

• Un informe de base de datos es un documento de texto que muestra los datos de una base de datos del modo que se especifique. El informe se puede diseñar para que muestre los datos más actuales o los datos válidos en el momento de crear el informe.
  
  Elija Archivo->Abrir para abrir el archivo de base de datos del que quiere obtener un informe.
  En la ventana de StarOffice Base, haga clic en Informes.
  Seleccione Usar el asistente para crear informe.
  Siga las instrucciones.
  Se pueden crear dos clases de informes: una captura estática de los datos en el momento de crear el informe, o un documento con vínculos activos con los datos actuales.
• Te muestra los datos que se encuentran en la base de dayos, te los muestra en la forma en que se lo indiques
• http://docs.sun.com/app/docs/doc/820-6183/6nhhega68?l=es&a=view.

CONSULTA POR PARÁMETROS

• Al ejecutar una consulta que toma los parámetros desde un formulario, hay registros que no se devuelven a la consulta si se deja un campo en blanco. Si se pone un asterisco en el campo sólo se devuelven los registros con valores no nulos.
• Solo busca cierto tipo de registros que estan de forma específica
• http://support.microsoft.com/kb/550924/es

CONSULTA POR VARIAS TABLAS

• En este tema aprenderemos a crear consultas con varias tablas, casi todo lo que veremos en este tema ya lo hemos utilizado a lo largo de este curso para poder llevar a buen termino los ejemplos, asi que es normal que nos resulte todo ello familiar, pero en este tema vamos verlo todo más organizadamente y paso a paso desde el principio.
  Vamos a partir de un ejemplo: Queremos averiguar el código del cliente, sus apellidos, el código del pedido y la fecha de la venta.
  Para ello necesitaremos manejar las tablas cliente y la tabla pedidos.
  El primer paso será crear la consulta, esta vez lo haremos utilizando el asistente.
  Pero primero tenemos que entrar en la venta de consultas, lo haremos pinchando en la opcion "consultas" en la lista de objetos, que está en la ventana de "Base de datos"
  En esta pantalla elegiremos crear la consulta utilizando el asistente, mas adelante la modificaremos en el caso de que sea necesario, desde la venta de diseño
  En la ventana del asistente, lo primero es elegir la primera tabla desde la que queramos seleccionar los campos. Hemos dicho que nosotros necesitaríamos de la tabla Clientes, los campos "codigo cliente" y "Apellidos clientes"
  El próximo paso, sin salirnos de esta ventana, es cambiar de tabla, ahora necesitamos los campos de la tabla pedidos. Para ello solo tenemos que desplegar la persiana de datos de la ventana "Tabla/consultas" y seleccionar la tabla "Pedidos"
  Una vez seleccionada la tabla pedido, solo tenemos que añadir los campos "Codigo pedido" y "Fecha venta" a la lista de campos seleccionados tal como lo hicimos con los campos de la tabla "Clientes"
  Ahora si podemos pulsar "Siguiente", y pasar por fin a la siguiente ventana. En esta ventana, que ya conocemos elegiremos detalle, pues queremos ver todos los campos y no un mero resumen.
  Antes de ejecutar la consulta, vamos a ver como ha quedado desde la vista de diseño.
  En esta venta vemos los campos que serán mostrados, los distinguimos porque están marcados en la casilla "Mostrar", en la sección superior de la ventana, podemos ver las tablas utilizadas, así como la relación que hay entre ellas.
  Pulsando en el botón ejecutar, que ya conocemos, obtenemos esta tabla como resultado.
• Sirve para que se puedan ver muchos datos a la vez, aqui estan los pasos a seguir para crear una consulta por varias tablas
• http://www.aulafacil.com/Access2/CursoAccess/Lecc-34-Acc.htm

CONSULTAS POR ASISTENTE

• El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opción Crear una consulta utilizando el asistente comentada más arriba.Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.La opción Vista Diseño tiene el mismo efecto que la opción Crear una consulta en vista diseño. Esta es la opción que explicaremos a continuación.Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
• sirve para combinar varias tablas, aquí estan los pasos para crear una consulta por asistente
• http://www.aulaclic.es/access2003/t_7_1.htm

AGREGAR OBJETOS AL FORMULARIO

• Para diseñar la funcionalidad que desea en un formulario, agregue los controles apropiados, establezca las propiedades del formulario y de los controles, y escriba el código de evento.
  Puede agregar los siguientes tipos de objetos a un formulario:
  Controles
  Contenedores
  Clases definidas por el usuario
  Objetos OLE
  Descripción de los objetos contenedores y de control
  Los objetos de Visual FoxPro pueden corresponder a dos categorías, según la naturaleza de la clase en la que se basen:
  Los contenedores pueden tener otros contenedores o controles. Pueden actuar como el objeto primario de otros objetos. Por ejemplo, un formulario, como contenedor, es un objeto primario para una casilla de verificación de ese formulario.
  Los controles puede estar contenidos en contenedores, pero no pueden ser objetos primarios de otros objetos. Por ejemplo, una casilla de verificación no puede contener ningún otro objeto.
• Sirve para que se les de a las tablas más funciones de las que ya tiene y se le de un aspecto diferente a esta misma
• http://msdn.microsoft.com/es-es/library/cc466243(VS.71).aspx

MODIFICAR FORMULARIO

• Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del asistente, puede presentársele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto solamente puede hacerlo después de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos. Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor aparecerán los cuadrillos de redimensión (moviéndose a su alrededor aparece una pequeña mano negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondrá de un único cuadrillo para el arrastre. Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla Mayús., entonces se realizará tanto en horizontal como en vertical. Para redimensionar un control respecto a otro se debe:-Seleccionar los controles de redimensionar.-Elegir el tamaño del menú Formato.-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al más alto, al más corto, el más estrecho y el más ancho)Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:-Seleccionar el control deseado-Elegir Duplicar en el menú EdiciónExiste la posibilidad de usar únicamente la técnica del copiar-pegar.Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el control y pulsar Supr. Para eliminar únicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrícula o bien uno al lado del otro. En el primer caso se debe:-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)-Escoger el comando Alinear del menú Formato y después la cuadrículaEn el segundo caso se debe:-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.-Elejir el comando Alinear del menú Formato y después Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio debemos:-Seleccionarlos-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del menú Formato-Seleccionar Espacios iguales.
• Aqui las instrucciónes de ocmo modificar un formulario, para ello tienen que ser seleccionados los archivos que se quieren modificar
• http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/modificar-formulario

CREACIÓN DE UN FORMULARIO

• Para poder utilizar una base de datos, el usuario debe contar con una interfaz que le permita visualizar los datos según ciertos criterios Existe una herramienta para esto: los formularios.
  Un formulario es una interfaz con componentes para la visualización, la entrada o la selección de datos.
  Se utilizan diversas herramientas para crear formularios, como HTML. Existen diversos entornos de creación de formularios (se incluye Access y Windev) para cada DBMS. Los formularios creados así ofrecen todas las funciones de una interfaz de base de datos completa sin precisar de un trabajo de programación independiente.
• Los formularios sirven para ligar los elementos de la tabla
• http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddform.php3

RELACIONES ENTRE TABLAS

• Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.
• Sirven para que access sepa como se tiene que relacionar la información que contiene cada una de las tablas
• http://www.wikilearning.com/curso_gratis/tablas_en_access-relacionar_tablas/3766-1

DEFINICION DE CLAVES

• Una clave candidata es una superclave en la que ninguno de sus subconjuntos es una superclave de la relación. El atributo o conjunto de atributos de la relación es una clave candidata para si y sólo si satisface las siguientes propiedades:
  Unicidad: nunca hay dos tuplas en la relación con el mismo valor de .
  Irreducibilidad (minimalidad): ningún subconjunto de tiene la propiedad de unicidad, es decir, no se pueden eliminar componentes de sin destruir la unicidad.
  Cuando una clave candidata está formada por más de un atributo, se dice que es una clave compuesta. Una relación puede tener varias claves candidatas. Por ejemplo, en la relación OFICINA, el atributo Población no es una clave candidata ya que puede haber varias oficinas en una misma población. Sin embargo, ya que la empresa asigna un código único a cada oficina, el atributo Onum sí es una clave candidata de la relación OFICINA. También son claves candidatas de esta relación los atributos Teléfono y Fax.
  En la base de datos de la inmobiliaria hay una relación denominada VISITA que contiene información sobre las visitas que los clientes han realizado a los inmuebles. Esta relación contiene el número del cliente Qnum, el número del inmueble Inum, la fecha de la visita Fecha y un comentario opcional. Para un determinado número de cliente Qnum, se pueden encontrar varias visitas a varios inmuebles. Del mismo modo, dado un número de inmueble Inum, puede que haya varios clientes que lo hayan visitado. Por lo tanto, el atributo Qnum no es una clave candidata para la relación VISITA, como tampoco lo es el atributo Inum. Sin embargo, la combinación de los dos atributos sí identifica a una sola tupla, por lo que los dos juntos son una clave candidata de VISITA. Si se desea considerar la posibilidad de que un mismo cliente pueda visitar un mismo inmueble en varias ocasiones, habría que incluir el atributo Fecha para identificar las tuplas de modo único (aunque éste no es el caso de la empresa que nos ocupa).
  Para identificar las claves candidatas de una relación no hay que fijarse en un estado o instancia de la base de datos. El hecho de que en un momento dado no haya duplicados para un atributo o conjunto de atributos, no garantiza que los duplicados no sean posibles. Sin embargo, la presencia de duplicados en un estado de la base de datos sí es útil para demostrar que cierta combinación de atributos no es una clave candidata. El único modo de identificar las claves candidatas es conociendo el significado real de los atributos, ya que esto permite saber si es posible que aparezcan duplicados. Sólo usando esta información semántica se puede saber con certeza si un conjunto de atributos forman una clave candidata. Por ejemplo, viendo la instancia anterior de la relación PLANTILLA se podría pensar que el atributo Apellido es una clave candidata. Pero ya que este atributo es el apellido de un empleado y es posible que haya dos empleados con el mismo apellido, el atributo no es una clave candidata.
  La clave primaria de un relación es aquella clave candidata que se escoge para identificar sus tuplas de modo único. Ya que una relación no tiene tuplas duplicadas, siempre hay una clave candidata y, por lo tanto, la relación siempre tiene clave primaria. En el peor caso, la clave primaria estará formada por todos los atributos de la relación, pero normalmente habrá un pequeño subconjunto de los atributos que haga esta función.
  Las claves candidatas que no son escogidas como clave primaria son denominadas claves alternativas. Por ejemplo, la clave primaria de la relación OFICINA es el atributo Onum, siendo Teléfono y Fax dos claves alternativas. En la relación VISITA sólo hay una clave candidata formada por los atributos Qnum e Inum, por lo que esta clave candidata es la clave primaria.
  Una clave ajena es un atributo o un conjunto de atributos de una relación cuyos valores coinciden con los valores de la clave primaria de alguna otra relación (puede ser la misma). Las claves ajenas representan relaciones entre datos. El atributo Onum de PLANTILLA relaciona a cada empleado con la oficina a la que pertenece. Este atributo es una clave ajena cuyos valores hacen referencia al atributo Onum, clave primaria de OFICINA. Se dice que un valor de clave ajena representa una referencia a la tupla que contiene el mismo valor en su clave primaria ( tupla referenciada).
• se pueden tener varias claves en una tabla, pero se necesita una clave primaria, que es una columna, que es la que va a identificar a cada una de las filas y que es único para cada una.
• http://es.wikipedia.org/wiki/Clave_for%C3%A1nea#Claves

OPERACIONES PRINCIPALES

• Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
  Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
  - Ordenar la los registros.
  - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
  - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
  - Crear un resumen de los datos.
  - Aplicar formatos a todos los datos.
  Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como listas.
  A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
• Ayudan al ordenamiento más fácil y sencillo de la información y tambien para que sea más fácil poder modificar la información de esta.
• http://www.aulaclic.es/excel2007/t_15_1.htm

DISEÑO DE TABLAS

• Tras la creación de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creación de la tabla, o tablas, que almacenarán la información (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las películas, de los artículos...).
  Esta información será la que gestionen todos los demás objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarán colocados, etc...), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha información.
  Por esto, para diseñar una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Que información vamos a utilizar mas, que consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de que forma nos gustaría ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), como desearíamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribución y diseño (formularios)... Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y diseñar los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y óptimo diseño de nuestras tablas, es decir de las estructuras básicas de información en cualquier sistema de gestión de bases de datos. La información no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La información se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas TABLAS.
• Para que cada uno le de el diseño que más le guste a sus tablas y para que los datos que se introduzvan en esta queden bien estructurados
• http://www.adrformacion.com/cursos/opofb/leccion2/tutorial1.html